Polecamy

PZF - Krajowy System e-Faktur – nowe wyzwania i nowe możliwości

 

W związku z Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076) wprowadzającą zmiany do Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), w zakresie utworzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),z dniem 1 stycznia 2022 r. udostępniono ów system, umożliwiając tym samym wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jako nowej formy faktury obok dotychczasowych faktur papierowych oraz elektronicznych. W 2022 roku korzystanie z KSeF jest dla podatników dobrowolne. Najprawdopodobniej jednak od 2 kwartału 2023r. stanie się ono obowiązkowe.

Jarosław Mazurek, Dyrektor Rozwoju Biznesu eSourcing

Faktury ustrukturyzowane jako narzędzie walki z nadużyciami w obszarze VAT nie są pomysłem naszego ustawodawcy. Tego typu rozwiązanie jest już stosowane chociażby w Hiszpanii, Portugalii czy we Włoszech. Dzięki wprowadzeniu KSeF fiskus zyskał nowe zaawansowane narzędzie do elektronicznej kontroli podatników, przy pomocy którego będzie mógł na bieżąco monitorować transakcje handlowe pomiędzy podmiotami.

Wdrożenie KSeF w Polsce nie zmienia de facto wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale za to całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania. Najbliższe miesiące będą czasem intensywnej pracy nas wszystkich, aby sprawnie przygotować systemy informatyczne do przeprowadzenia wymaganych ustawą zmian. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF. Podkreślmy także, że zmiany mogą dotyczyć różnych systemów i aplikacji, które wykorzystują obieg faktury, nie tylko systemów back-office stricte dedykowanych do obsługi faktoringu. Musimy także zauważyć, iż specyfikacja systemu KSeF nie wydaje się być obecnie ostatecznie zamknięta i w przyszłości mogą zachodzić w KSeF pewne zmiany.

Kto może korzystać z KSeF?

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Czym się charakteryzuje faktura ustrukturyzowana?

  • nie jest ona ani papierowa, ani elektroniczna w dotychczasowym rozumieniu,
  • musi być wystawiona w formacie xml zgodnym z określoną strukturą opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych
  • musi być wystawiona przy użyciu KSeF
  • musi zawierać przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie.

Istotne założenia KSeF:

  • można wystawiać faktury korygujące (z zastrzeżeniem, że np. przypadku wystawienia faktury na błędny NIP wymagane jest storno faktury i następnie wystawienie nowej faktury),
  • faktura wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej,
  • faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer identyfikacyjny nadany w KSeF dla faktury pierwotnej,
  • faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF.

Jako że system KSeF wcześniej czy później stanie się obligatoryjny pojawia się wiele pytań:

  • czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF?
  • jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?
  • jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF?

Za każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, ale też ryzyka techniczne, a co za tym idzie ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur. Po wdrożeniu KSeF za moment wystawienia faktury uznawany będzie moment jej rejestracji w KSeF. Faktura, która nie zostanie w nim poprawnie zarejestrowana nie będzie uznawana za fakturę z wszystkimi tego prawnymi a w szczególności podatkowymi konsekwencjami.

Starając się zmitygować ryzyka związane z dostosowywaniem systemów do nowej rzeczywistości, zasadnym wydaje się korzystanie z rozwiązań typu HUB, będących systemem integracyjnym przeznaczonym do obsługi faktur idealnie wpisującym się w potrzeby rynku i wciąż zmieniające się wymogi ustawodawcy. Tego typu narzędzie z jednej strony podłączone jest bezpośrednio do systemu KSeF dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym, komunikując się, szyfrując dane, potwierdzając, sprawdzając statusy z KSeF itd. Z drugiej strony HUB za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych, takich jak system faktoringowy, w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i “ukryty” pod funkcjonalnością HUBa. W ramach jednego wdrożenia typu HUB można interfejsować się z różnymi systemami dziedzinowymi (operacje faktoringowe, front-end klienta, księgowość, sprzedaż etc.). Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUBa, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny identyfikator faktury nadawany przez KSeF, czysto techniczne dane związane z komunikacją itd.). Należy zastanowić się nad takim projektowaniem rozwiązań, aby w systemach dziedzinowych nie trzeba było przechowywać danych innych niż te, które są już przechowywane. Innymi słowy nie jest konieczna ryzykowna modyfikacja systemów dziedzinowych związana z wdrożeniem KSeF. Na poziomie technologicznym KSeF to potężna zmiana dla wszystkich przedsiębiorstw działających w Polsce. Z uwagi na ciągłe prace ustawodawcy, czas jego finalnego obligatoryjnego wdrożenia nie jest pewny na moment pisania tych słów. Co więcej specyfikacja techniczna nie jest zamknięta. Naturalne jest, że system ten będzie jeszcze rozwijany. W oczywisty sposób rodzi to pytania o koszty związane z tymi zmianami w systemach dziedzinowych.

Źródło: Polski Związek Faktorów