Każdy przedsiębiorca, niezależnie od branży, może napotkać problemy płatnicze, dotykające go bezpośrednio lub pojawiające się w wyniku współpracy z kontrahentem, którego stabilność finansowa uległa zachwianiu. Wielu przedsiębiorców marzy o szklanej kuli, która odpowiedziałaby na kluczowe pytanie: „czy mój kontrahent zapłaci?”. Niestety, taki wynalazek jeszcze nie powstał - ale istnieją sygnały, które wysyła nasz partner biznesowy, mówiące o tym, że oczekiwana wpłata nigdy nie nastąpi.
W windykacji nie chodzi o działanie impulsywne, ale o chłodną ocenę sytuacji. Warto zaufać faktom, a nie emocjom. Nie każda zwłoka to zła wola, ale każda zwłoka wymaga reakcji - zwłaszcza wtedy, gdy stawką są finanse naszej firmy.
Czy jesteśmy skazani na bierne czekanie na płatność?
- Nie musimy czekać bezczynnie na coś, co może się nie wydarzyć. Umiejętne odczytywanie i interpretowanie zachowań płatnika pozwala na podjęcie działań, zanim problem z płatnością stanie się poważniejszy – wskazuje Jacek Dżumak z Pactus.eu.
Zbliża się termin płatności - czas rozpocząć grę!
W momencie przekroczenia terminu płatności rozpoczynamy z naszym płatnikiem grę. Stawką jest uzyskanie szybkiej wpłaty. Naszym partnerem w tej rozgrywce staje się płatnik, który ma zupełnie inny cel – opóźnić płatność tak długo, jak to możliwe.
Jeśli zaległość dotyczy firmy, o której wiemy, że ma historię z nieterminowym regulowaniem zobowiązań, musimy być przygotowani na to, że nasz kontrahent może mieć gotowy scenariusz na wypadek otrzymania wezwania do zapłaty.
Praktyka windykacyjna pokazuje, że dłużnik rzadko całkowicie zrywa kontakt z kontrahentami, gdy pojawia się problem płatniczy. To dobra wiadomość, ale także pułapka, w którą łatwo wpaść, dając się wodzić za nos przez dłużnika.
- Oczekując na płatność trafiamy do kolejki, w której czeka wielu innych wierzycieli. Kluczowe jest prowadzenie negocjacji w sposób przemyślany, odczytywanie ruchów dłużnika i odpowiednie reagowanie na nie, by zająć jak najlepsze miejsce w tej kolejce. Jeśli damy się zepchnąć na jej koniec, możemy zapomnieć o szybkim uzyskaniu zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar – radzi Jacek Dżumak z Pactus.eu.
Czerwone flagi, których nie wolno ignorować
Dłużnik, który zmaga się z poważnym problemem płatniczym, będzie dążył do prowadzenia rozmów w sposób, który wzbudzi zaufanie wierzyciela. Stworzy pozory, że zaległa płatność jest dla niego sprawą priorytetową. Jak zatem rozpoznać, czy nie dajemy się zwieść? Eksperci z Pactus.eu wyróżnili 4 sygnały ostrzegawcze, na które warto zwrócić szczególną uwagę w kontaktach z dłużnikiem.
1. Unikanie kontaktu w kluczowych momentach
Jeżeli kontrahent staje się mniej responsywny na nasze próby kontaktu w sprawie płatności, może to sugerować, że nie ma czasu na rozmowy z nami, ponieważ prowadzi rozmowy z innymi wierzycielami, którzy zajęli lepszą pozycję w kolejce po pieniądze.
- Tego typu zachowanie często wiąże się z opóźnieniami w odpowiedziach na nasze wezwania do zapłaty oraz udzielaniem odpowiedzi w godzinach nietypowych dla prowadzenia biznesu – wskazuje ekspert z Pactus.eu.
2. Starania i niejednoznaczne obietnice zamiast konkretów
- Od dłużnika oczekujemy jasnej deklaracji spłaty w określonym terminie, a nie obietnic starań o dokonanie płatności. Nasi negocjatorzy nigdy nie akceptują obietnic opartych na deklaracjach starań, ani takich, które nie precyzują dokładnego terminu zapłaty – sugeruje Jacek Dżumak.
Jeżeli nasz kontrahent unika podania konkretnej daty płatności, może to świadczyć o braku wiary w możliwość realizacji wcześniejszej obietnicy. Łatwiej bowiem powiedzieć, że „staraliśmy się zapłacić, ale się nie udało”, niż przyznać, że obiecaliśmy zapłatę, ale tego nie zrobiliśmy, ponosząc pełną odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania.
3. Brak osoby odpowiedzialnej za płatność
Jeżeli rozmowy na temat płatności rozpoczynamy z księgową, a następnego dnia, nie mogąc się do niej dodzwonić, przechodzimy do rozmowy z asystentką zarządu, by ostatecznie trafić do dyrektora finansowego, może to sugerować, że nasz kontrahent stara się rozmyć swoją odpowiedzialność za brak płatności. Szczególnie, gdy kolejni rozmówcy twierdzą, że jedynie przekazują informacje, a nie mają wpływu na rozwiązanie sprawy.
4. Piętrzące się problemy techniczne
Na drodze do wykonania przelewu mogą zdarzyć się sytuacje losowe – to naturalne. Jednak jeśli słyszymy, że „przelew nie przeszedł”, „bank zawiesił sesję” lub „środki utknęły pomiędzy wierzycielem a płatnikiem z winy banku”, powinniśmy wiedzieć, że nie mamy do czynienia z wyjątkowym pechem płatnika, lecz z wymówką.
- Mając 17-letnie doświadczenie w windykacji, nigdy nie spotkałem się z sytuacją, w której to bank był odpowiedzialny za brak płatności. Jeśli występowały jakiekolwiek komplikacje przy realizacji płatności, zawsze były one wynikiem działań zlecającego – wskazuje ekspert Pactus.eu.
Kiedy przestać czekać i działać?
Kluczowy jest moment, w którym należy przestać dawać kolejne „ostatnie szanse”. Jeśli mijają kolejne tygodnie, a każda próba kontaktu kończy się ogólnikami lub obietnicami bez pokrycia – to wyraźny sygnał, że mamy do czynienia z grą na czas.
- Jedną z najważniejszych rad, jakie mogę dać każdemu, kto upomina się o swoje pieniądze, jest konsekwencja i bycie uważnym słuchaczem. Jeśli kontrahent próbuje nas wprowadzać w błąd, obiecując kolejną wątpliwą płatność, a poprzednia nie została zrealizowana z powodu niejasnych komplikacji, kluczowe jest, byśmy wykazali się pełną świadomością sytuacji, przypomnieli ustalenia i pokazali, że nasza postawa nie jest bierna. Bez tego łatwo wpadniemy w rolę słuchacza - ale tylko wymówek, które każdego dnia będą oddalać nas od odzyskania należnych pieniędzy – podsumowuje ekspert Pactus.eu.
Pactus.eu to firma specjalizująca się w windykacji należności w branży transportu, spedycji i logistyki, która działa z poszanowaniem etyki biznesowej. Jej celem jest skuteczne odzyskiwanie należności w sposób, który nie narusza relacji między wierzycielem a dłużnikiem. Dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom Pactus.eu oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dochodzenia należności o każdym stopniu przeterminowania. Pactus.eu odzyskuje należności, budując mosty, a nie bariery.
