Zamknięcie roku podatkowego zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim obowiązki, które przedsiębiorcy muszą dopiąć, by bezpiecznie wejść w 2026 rok. To dobry moment, by uporządkować finanse, przejrzeć rozliczenia i upewnić się, że wszystkie dokumenty są kompletne. Odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć błędów, skorzystać z dostępnych ulg i spokojnie zamknąć rok zarówno pod względem podatkowym, jak i księgowym.

Analiza kosztów podatkowych

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego mogą ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatki poniesione w ciągu roku. Pozwala to obniżyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji zmniejszyć wysokość należnego podatku.
Ostatni kwartał to dobry moment na analizę poniesionych kosztów i ocenę, czy w budżecie firmy pozostała przestrzeń na dodatkowe inwestycje. Jeżeli tak, warto rozważyć ich realizację jeszcze przed końcem roku.

W 2025 r. część przedsiębiorców wciąż może korzystać z obowiązującego limitu amortyzacji dla samochodów o wysokiej emisji CO₂. Od 2026 r. limit ten zostanie obniżony ze 150 000 zł do 100 000 zł, co sprawi, że zakup takiego pojazdu stanie się mniej korzystny podatkowo. Dotychczasowy limit obejmie samochody wpisane do Ewidencji Środków Trwałych do 31.12.2025, dlatego warto rozważyć wymianę lub zakup nowego auta jeszcze w tym roku.

Remanent

Prowadzenie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zobowiązuje przedsiębiorcę rozliczającego się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego do sporządzenia remanentu, zwanego również spisem z natury lub inwentaryzacją. Dokument ten zawiera wykaz składników majątku i powinien obejmować stan na ostatni dzień roku podatkowego -  w większości przypadków będzie to 31 grudnia.

Inwentaryzacja nie obejmuje środków trwałych, lecz towary handlowe, materiały wykorzystywane do produkcji, wyroby gotowe, a także braki i odpady. Z punktu widzenia podatkowego korzystne jest, gdy wartość spisu z natury jest możliwie niska, ponieważ obniża to podstawę opodatkowania.

W przypadku, gdy na 31 grudnia przedsiębiorca nie posiada żadnych składników majątku objętych obowiązkową inwentaryzacją, powinien sporządzić remanent zerowy.   

Monitorowanie warunków i limitów małego podatnika

Status małego podatnika PIT daje możliwość korzystania m.in. z uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy, natomiast mały podatnik VAT może stosować metodę kasową lub rozliczenia kwartalne. Uprawnienia te ułatwiają rozliczenia i usprawniają codzienne prowadzenie działalności.

Warto więc śledzić coroczne limity przychodów, od których zależy prawo do uzyskania lub utrzymania statusu małego podatnika. Przekroczenie tych wartości w danym roku pozbawia przedsiębiorcę możliwości stosowania wspomnianych uproszczeń w kolejnym okresie rozliczeniowym. Z kolei zachowanie limitu pozwala nadal korzystać z preferencyjnych zasad rozliczeń w podatku dochodowym i VAT.

Limity wyrażane są w euro przeliczanym zgodnie z oficjalnym kursem ogłoszonym przez NBP na dzień 1 października. W 2025 roku kurs ten wyniósł 4,2586 zł i był niższy niż kurs z analogicznego okresu 2024 r., a to oznacza, że wyliczane według niego kwoty również spadły. Przykładowo, granica statusu małego podatnika VAT w 2026 r. zostanie ustalona na 8 517 000 zł (ok. 52 000 zł mniej niż w 2025 r.), natomiast dla pośredników limit wyniesie 192 000 zł  – czyli dla podatników‑pośredników (prowadzących przedsiębiorstwa maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi lub alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze, z wyłączeniem komisu).

Weryfikacja należności i zobowiązań

Regularna kontrola rozrachunków, czyli należności i zobowiązań, pozwala upewnić się, że ewidencja księgowa odzwierciedla rzeczywisty stan finansów firmy. Przed końcem roku warto sprawdzić, czy nie ma potrzeby dokonania odpisów aktualizujących lub korekt związanych z tzw. złymi długami.

Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanych należności, jeśli od terminu płatności upłynęło 90 dni. Z kolei dłużnik ma obowiązek zwiększyć swój dochód o niezapłacone zobowiązania po upływie tego samego okresu. W praktyce oznacza to, że odpowiednie ujęcie takich należności lub zobowiązań przed końcem roku może realnie wpłynąć na wysokość podatku dochodowego.

Dlatego przed zamknięciem roku podatkowego warto przeanalizować stan rozrachunków, zwłaszcza starszych faktur, i odpowiednio je skorygować tak, aby zarówno wierzyciel, jak i dłużnik prawidłowo rozliczyli skutki podatkowe wynikające z nieuregulowanych płatności.

Aktualizacja systemów księgowych

Przygotowując się do zamknięcia roku warto sprawdzić, czy używane oprogramowanie księgowe jest zgodne z najnowszymi wymogami technicznymi i obsługuje integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe, dlatego systemy powinny umożliwiać nie tylko bezpośrednie wysyłanie dokumentów do KSeF, ale także ich pobieranie i proste udostępnianie księgowej. Aktualizacja oprogramowania już teraz pozwala uniknąć problemów przy przejściu na nowy model fakturowania.

Jak podkreśla Sylwia Janczyk, właścicielka biura rachunkowego należącego do sieci OSCBR, korzystająca z systemu mOrganizer finansów:

-        Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowite przedefiniowanie sposobu wystawiania i obiegu faktur. Od 2026 roku każda faktura musi być zgodna z wymogami systemu, co oznacza, że zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe muszą mieć oprogramowanie, które automatycznie komunikuje się z KSeF. Dzięki mOrganizerowi nasi klienci już teraz pracują w zgodzie z tym standardem - faktury trafiają bezpośrednio do systemu, są archiwizowane i gotowe do rozliczeń rocznych bez dodatkowego eksportu czy ręcznego przekazywania danych do biura rachunkowego.

Takie rozwiązania ograniczają ryzyko błędów, przyspieszają obsługę dokumentów i zapewniają zgodność z przepisami, które wejdą w życie w kolejnym roku podatkowym.

Dostosowanie form rozliczeń do nowego roku

Rok 2025 był pierwszym rokiem obowiązywania tzw. kasowego PIT-u, czyli systemu, w którym przychody i koszty ujmuje się w momencie ich faktycznego otrzymania lub poniesienia, a nie w dacie wystawienia faktury. Rozwiązanie to miało poprawić płynność finansową przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy zmagają się z opóźnionymi płatnościami.

Koniec roku to czas na ocenę, czy kasowy PIT sprawdził się w praktyce i czy jego kontynuacja będzie korzystna również w 2026 r. Do 20 lutego 2026 r. podatnicy mogą zrezygnować z kasowego PIT-u, powracając do metody memoriałowej.

Warto równocześnie śledzić zapowiadane zmiany w zakresie składki zdrowotnej oraz wysokości składek ZUS, ponieważ ich poziom wpływa na rzeczywiste obciążenia podatkowe przedsiębiorców. Analiza całkowitych kosztów pozwoli dobrać najbardziej opłacalny sposób rozliczania w nowym roku podatkowym. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa do 20 lutego 2026 roku.

Rozliczenie roczne

Roczne rozliczenie podatku za 2025 rok należy złożyć do 30 kwietnia 2026 r., jednak przygotowania do tego etapu warto rozpocząć znacznie wcześniej. Analiza kosztów, sporządzenie remanentu, weryfikacja należności i zobowiązań, aktualizacja systemów księgowych czy przegląd dostępnych form rozliczeń to działania, które pozwalają uniknąć błędów i płynnie wejść w nowy rok.

Dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych to nie tylko kwestia obowiązku, ale również realnej kontroli nad finansami firmy. Dobrze przygotowane zamknięcie roku to gwarancja rzetelnych danych, bezpiecznych decyzji podatkowych i spokojnego startu w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Autorzy:

1.    Sylwia Janczyk, Biuro Rachunkowe PROFESJA sp. z o.o.

2. OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już niedługo stanie się standardem dla większości przedsiębiorców. Mimo to nie wszyscy będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych. Wśród grup, które zostały wyłączone z obowiązku, znajdują się rolnicy ryczałtowi.

Kogo dotyczy zwolnienie?

Rolnikiem ryczałtowym jest osoba, która:

●       nie prowadzi działalności gospodarczej,

●       korzysta ze zwolnienia z VAT,

●       sprzedaje swoje produkty rolne na podstawie faktury VAT RR wystawianej przez nabywcę.

– Z preferencji skorzystają tzw. rolnicy „ryczałtowi”, czyli tacy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i są zwolnieni z obowiązku VAT. Rolnik ryczałtowy rozlicza się przy pomocy specjalnej faktury VAT RR. Rolnicy ryczałtowi będą mogli, ale nie musieli, korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.

Od kiedy rolnicy mogą dołączyć do KSeF?

– Rolnicy ryczałtowi będą mogli korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Do tego czasu ich rozliczenia powinny odbywać się na dotychczasowych zasadach. Innymi słowy, przed wskazanym dniem korzystanie z KSeF będzie dla rolnika ryczałtowego niemożliwe – komentuje Monika Piątkowska.

Co istotne, dla faktur VAT RR przewidziana jest specjalna struktura oznaczona jako FA_RR(1). Rolnik będzie mógł w systemie upoważnić nabywcę płodów rolnych do wystawiania w jego imieniu:

●       faktur VAT RR,

●       faktur VAT RR KOREKTA.

Jak będzie wyglądał proces wystawiania faktur w KSeF?

W praktyce zasady się nie zmieniają – fakturę VAT RR nadal wystawia nabywca.
Różnica polega na tym, że:

1. Rolnik w KSeF wskazuje firmę, która ma prawo wystawiać faktury RR w jego imieniu.
2. Firma ta może przekazać uprawnienia dalej, np. pracownikom lub biuru rachunkowemu.
3. Uprawnienie obowiązuje do momentu jego odwołania.

– Aby nabywca płodów rolnych mógł wystawić faktury VAT RR, rolnik powinien wskazać w KSeF podatnika, którego uprawnia do wystawiania faktur RR na jego rzecz. Następnie uprawniony podmiot może nadać stosowne uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu. Do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF – przypomina Piątkowska.

Czy rolnik musi mieć NIP?

NIP jest konieczny, jeśli rolnik chce korzystać z KSeF i udzielać uprawnień nabywcy. Jeżeli jednak rolnik:

●       nie ma działalności gospodarczej,

●       nie ma NIP,

●       posługuje się wyłącznie numerem PESEL,

to może nadal otrzymywać faktury zakupowe poza KSeF. Zostaną mu przekazane papierowo lub mailowo w formie PDF. Taka faktura powinna zawierać kod QR lub link, aby można było sprawdzić ją w systemie.

– W przypadku braku NIP rolnik nie otrzyma w KSeF danej faktury zakupowej. Faktura ustrukturyzowana zostanie udostępniona rolnikowi w sposób z nim uzgodniony. Jeśli natomiast rolnik prowadzi działalność gospodarczą, obowiązują go takie same zasady, jak innych przedsiębiorców, to znaczy jest obowiązany do stosowania KSeF – podsumowuje Monika Piątkowska.

Źródło: Instytut.com.pl

– Czy należy bać się cyfryzacji? Zdecydowanie nie, bo ten pociąg może nam odjechać, a my zostaniemy z kartką papieru w ręku – apelował podczas debaty w Business Insider Polska Paweł Krupa, Product Manager Comarch ERP. Dyskusja skupiła się wokół tematu transformacji cyfrowej polskich firm, które, jak pokazują dane, nadal mają sporo do nadrobienia w kwestii integracji technologii i ochrony przed cyberprzestępcami.

Pretekstem do debaty był raport „Cyfrowe firmy. Od wizji do realizacji”, w którym omówione zostały najważniejsze wyzwania polskich przedsiębiorców, od cyfryzacji, przez KSeF po cyberbezpieczeństwo firmy. W raporcie znajdują się szczegółowe analizy stanu cyfryzacji polskiego biznesu, opinie ekspertów czy predykcje odnoszące się do najbliższej przyszłości. Podczas debaty rozwinięto te wątki, skupiając się zwłaszcza na Krajowym Systemie e-Faktur, który stanie się obowiązkowy dla firm już za kilka miesięcy.

To będzie motor napędowy

Jak mówił uczestniczący w debacie Paweł Krupa, Product Manager Comarch ERP: – Zmiany prawne sprawiają, że firmy mocniej interesują się aktualizacją swojego oprogramowania i procesami organizacyjnymi. KSeF jest olbrzymią zmianą i wpływa na wiele procesów zakupowych, sprzedażowych, księgowych – mówi.

KSeF, choć aktualnie wzbudza największe zainteresowanie przedsiębiorców, nie jest jedynym źródłem obaw firm. Wiele biznesów ma dzisiaj problem z podstawowym wdrożeniami technologii i cyfryzacją procesów. Jak pokazał najnowszy raport Comarch o transformacji cyfrowej w sektorze MŚP, tylko 31 proc. firm ma w pełni zdigitalizowany obieg dokumentów, a 44 proc. nie ma ustalonej strategii zakupowej przy zakupie rozwiązań IT. Skąd biorą się te problemy?

– Bariery te zależą często od wielkości spółki czy branży. Wśród większych firm świadomość cyfrowa i to, co można poprawiać, jest wyższa. Badają rynek i narzędzia, dostrzegają korzyści z cyfryzacji. Mają również zasoby, by podjąć się tego wyzwania. Gorzej sytuacja wygląda wśród mniejszych podmiotów, ale pewnym katalizatorem może okazać się sytuacja rynkowa. Cyfryzację mogą wymusić u nich działania konkurencji – tłumaczy Paweł Krupa.

Co ważne, cyfryzację mogą wspomóc również… przepisy. – Motorem napędowym do zmiany wśród MŚP są zmiany w prawie, jak wspomniany Krajowy System e-Faktur, który rewolucjonizuje nie tylko obszar finansowy, ale też procesy związane z prowadzonym biznesem, choćby dotyczący obiegu dokumentów. KSeF więc pozwala upiec kilka pieczeni na jednym ogniu – argumentuje Product Manager Comarch ERP.

„Nie ma od tego odwrotu”

W czasie debaty nie zabrakło wątku sztucznej inteligencji. Rynek przez lata znacznie dojrzał i potrafi z dużo większym dystansem spojrzeć na korzyści związane z wdrażaniem AI. Właściciele firm są świadomi, że nie wszędzie potrzebują inteligentnych algorytmów i integrowania swoich systemów z AI. Kluczem jest plan i diagnoza obszarów wymagających poprawy. Jak podkreśla Paweł Krupa, dzisiaj nie ma już odwrotu od tej rewolucji. – Jeżeli wyłączylibyśmy teraz narzędzia AI, to znacznie spadłaby wydajność naszych rozwiązań. One realnie pomagają firmom – twierdzi ekspert.

Nie mniej ważne od wdrażania technologii są też działania prewencyjne. W ostatnich miesiącach ma miejsce sporo ataków cybernetycznych na polskie firmy. Jak im zapobiegać?  Między innymi dbając o odpowiednią infrastrukturę, choćby w postaci chmury dostarczanej przez wiarygodnych dostawców. Tymczasem, jak pokazują dane Comarch, tylko 24 proc. przedsiębiorstw trzyma w niej kopie zapasowe danych.

– W biznesie nie zadaje się już pytania, czy będzie się zaatakowanym cybernetycznie, tylko kiedy. Każdy przedsiębiorca musi być świadomy zagrożeń. Dlatego część firm przechodzi na chmurę, która może uchronić je przed wybranymi rodzajami ataków – mówi specjalista Comarch i apeluje: – Czy należy bać się cyfryzacji? Zdecydowanie nie, bo ten pociąg może nam odjechać, a my zostaniemy z kartką papieru w ręku.

W debacie wzięli też udział: Piotr Frankiewicz (Dyrektor Pionu Strategii i Zarządzania Produktami w Centralnym Ośrodku Informatyki), Piotr Sankowski (Dyrektor Instytutu Badawczego IDEAS), Sebastian Lasek (Prezes Spółki Aplikacje Krytyczne). Debatę poprowadziła Jolanta Ojczyk, dziennikarka Business Insider Polska. Dyskusji można posłuchać w tym miejscu.

-----

O Comarch

Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie i prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata w najważniejszych sektorach gospodarki m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 15 proc. przychodów w projekty innowacyjne. W 2024 roku nakłady na prace R&D wyniosły ponad 400 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6400 ekspertów, w ponad 80 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.

www.comarch.pl

• Od grudnia klienci PKO Banku Polskiego mogą odbierać natychmiastowe przelewy w euro dzięki Euro Express Elixir od Krajowej Izby Rozliczeniowej.
  
  

• Z rozwiązania mogą korzystać klienci indywidualni i firmowi.
  
  

• Wdrożenie tej usługi to kolejny krok w kierunku pełnej integracji polskich klientów z europejskim systemem płatności.

PKO Bank Polski rozszerza swoją ofertę płatności międzynarodowych i od początku grudnia 2025 r. udostępnia klientom przelewy natychmiastowe w euro w ramach usługi Euro Express Elixir od KIR. Z rozwiązania mogą korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i biznesowi – w Polsce oraz w zagranicznych oddziałach banku. Na ten moment możliwe jest już odbieranie przelewów natychmiastowych w euro, a w przyszłym roku udostępniona zostanie również możliwość ich wysyłania.

Szybciej, wygodniej, bez czekania

Usługa wychodzi naprzeciw rosnącym oczekiwaniom związanym z błyskawicznymi płatnościami w Europie. Przelewy natychmiastowe w euro stają się europejskim standardem, a PKO Bank Polski wprowadza je po to, aby klienci mogli korzystać z rozwiązań szybciej, wygodniej i bez konieczności dopasowywania się do godzin rozliczeń.

Wdrożenie tej usługi to kolejny krok w kierunku pełnej integracji polskich klientów z europejskim systemem płatności.

– Uruchomienie Euro Express Elixir w naszej sieci ma wartość strategiczną dla rozwoju nowoczesnych rozwiązań płatniczych. Konsekwentnie dostarczamy usługi najwyższej jakości, dostosowane do błyskawicznych zmian w otoczeniu rynkowym. Wdrożenie natychmiastowych płatności w euro, we współpracy z KIR, we wszystkich lokalizacjach, w których działamy, potwierdza nie tylko naszą pozycję jako lidera transformacji cyfrowej i banku o zasięgu międzynarodowym, ale także standard rozwiązań technologicznych w polskiej bankowości – mówi Mariusz Dąbrowski, Dyrektor Departamentu Produktów Transakcyjnych, PKO Bank Polski.

Więcej możliwości dla klientów PKO Banku Polskiego

Dzięki Euro Express Elixir klienci zyskują wybór – obok standardowych przelewów SEPA mogą korzystać także z tych natychmiastowych, dopasowując sposób płatności do swoich potrzeb.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla osób i firm, które często rozliczają się w euro, potrzebują szybko odebrać płatność. W 2026 roku zostanie udostępniona możliwość wysyłania szybkich przelewów, dzięki czemu pieniądze od razu pojawią się na koncie odbiorcy.

Polska usługa – europejski standard

– Wdrożenie usługi Euro Express Elixir w PKO Banku Polskim jest kolejnym dowodem na rosnące znaczenie natychmiastowych płatności transgranicznych. Jest także świadectwem zaufania do infrastruktury rozliczeniowej zarządzanej przez KIR. W naszej działalności zawsze stawiamy na bezpieczeństwo i zgodność z europejskimi standardami. Zapewniamy niezawodność transakcji przez całą dobę, każdego dnia roku. To standardy niezbędne dla sprawnego funkcjonowania nowoczesnej bankowości w zglobalizowanej gospodarce – mówi Grzegorz Leńkowski, dyrektor Linii biznesowej płatności natychmiastowe w KIR.

Euro Express Elixir działa w oparciu o europejski schemat przelewów natychmiastowych SEPA Instant. Dzięki temu klienci mogą liczyć na pełną zgodność z europejskimi standardami i sprawny przepływ środków między krajami UE – przez całą dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku. Takie rozwiązanie zapewnia wygodę i pewność, że pieniądze są dostępne praktycznie od razu – niezależnie od dnia tygodnia czy kraju nadania.

Źródło: PKO BP