Agata Ptaszyńska / Centrum Księgowo-Kadrowe AGMA z Wysokie Mazowieckie zrzeszone w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR)

 

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

Działalność nierejestrowana – na czym polega i kto może z niej korzystać?

Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG, o ile spełnione zostaną określone warunki. Pozwala legalnie zarabiać na drobnej działalności, np. rękodziele, sprzedaży online czy usługach, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z prowadzeniem firmy.

Jednak świadcząc usługi należy zwrócić uwagę na obowiązek podlegania ubezpieczeniom w ZUS, gdyż osoba taka traktowana jest jako wykonująca umowę o świadczenie usług albo umowę zlecenie. Podmiot zawierający taką umowę staje się wtedy płatnikiem składek ze wszystkimi tego konsekwencjami (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego, opłacanie składek).

Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej w 2025 roku:

1. Przychód miesięczny nie może przekraczać 75% minimalnego wynagrodzenia brutto (w 2025 roku: 75% z 4666 zł = 3499,50 zł).
2. W okresie ostatnich 60 miesięcy nie była wykonywana działalność gospodarcza (dopuszczalne jest, aby była to zarejestrowana działalność, która przez ostatnie 60 miesięcy była zawieszona).
3. Działalność nie może wymagać koncesji, zezwoleń czy licencji.

Dlaczego warto zacząć od działalności nierejestrowanej?

Dla wielu osób jest to idealne rozwiązanie na start. Oto najważniejsze zalety:

●        Brak obowiązku rejestracji w CEIDG – mniej formalności.

●        Brak obowiązku płacenia składek ZUS przez osobę wykonującą działalność

●        Brak obowiązku prowadzenia księgowości – wystarczy uproszczona ewidencja przychodów.

●        Podatek dochodowy płacony jest raz w roku (na zasadach ogólnych) w zeznaniu PIT-36.

●        Nie trzeba płacić podatku VAT – obejmuje zwolnienie, bo przychody nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku. Uwaga! Wyjątkiem jest sprzedaż towarów lub usług wymagających rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży (np. usługi prawne czy doradcze).

Jak podkreśla Agata Ptaszyńska, doradca podatkowy z Centrum Księgowo-Kadrowe AgmA,

zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:

„Działalność nierejestrowana to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą sprawdzić swój pomysł na biznes bez zbędnych formalności i kosztów – to pierwszy krok do świadomej przedsiębiorczości.”

 

Kiedy warto przejść na zarejestrowaną działalność gospodarczą?

Działalność nierejestrowana to dobre rozwiązanie na start, ale nie jest przeznaczona do prowadzenia rozwiniętego biznesu. Jak mówi Agata Ptaszyńska, ekspertka wspierająca początkujących przedsiębiorców: „Jeśli zaczynamy przyciągać stałych klientów i regularnie zarabiamy, jest to znak, że czas potraktować biznes poważnie i zarejestrować działalność.”

To ważny sygnał: rejestracja firmy to nie tylko obowiązek, ale także krok w stronę stabilizacji i rozwoju. Legalnie działając, można korzystać z większej liczby narzędzi – od dotacji po fakturowanie i budowanie zaufania w oczach klientów.

Rejestrację firmy warto rozważyć w przypadku gdy:

1. Przekroczony zostaje limit przychodów

Jeśli przychód systematycznie zbliża się do limitu (obecnie 3499,50 zł), a tym bardziej gdy go przekracza, istnieje obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.

2. Chcemy wystawiać faktury VAT lub rozliczać się z firmami

Wielu kontrahentów, zwłaszcza większe firmy, oczekuje faktur VAT. Rejestracja firmy otwiera nowe możliwości współpracy i rozwoju.

3. Chcemy pozyskać dotację, kredyt lub leasing

Osoba prowadząca zarejestrowaną działalność gospodarczą ma możliwość ubiegania się o:

●        dotacje z urzędów pracy lub funduszy unijnych (z pewnymi wyjątkami),

●        kredyty inwestycyjne dla firm,

●        leasing (np. na sprzęt lub samochód).

Wykonując czynności w ramach działalności nierejestrowanej nie otrzymamy NIPu i REGONu, nie widniejemy więc w żadnych publicznych rejestrach. Ograniczenia w zewnętrznym finansowaniu mogą wynikać również z faktu braku obowiązku prowadzenia księgowości. Należy jedynie  prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży.

4. Rozwijamy ofertę i zatrudniamy innych

W działalności nierejestrowanej utrudnione jest zatrudnianie pracowników, ponieważ nie mamy nadanego numeru NIP i REGON. Jeśli planujemy rozbudowę zespołu, konieczna może być rejestracja.

Jak przejść z działalności nierejestrowanej do firmy krok po kroku?

Proces przejścia jest prosty i bezpłatny. Oto podstawowe kroki:

1. Zgłoszenie działalności do CEIDG

Na stronie www.biznes.gov.pl można zarejestrować firmę online. Potrzebny będzie profil zaufany lub podpis kwalifikowany.

W formularzu CEIDG-1 wybieramy m.in.:

●        formę opodatkowania (np. zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt),

●        kody PKD (rodzaje działalności),

●        zgłoszenie do ZUS i urzędu skarbowego.

Można też skorzystać z oferty założenia rachunku firmowego wraz z otwarciem działalności gospodarczej, np w lokalnych biurach OSCBR lub online.

2. Zgłoszenie do ZUS

W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności należy zgłosić się jako płatnik składek (formularz ZUS ZUA lub ZZA). Dla nowych przedsiębiorców dostępne są ulgi:

●        Ulga na start (6 miesięcy bez składek społecznych),

●        Preferencyjny ZUS (24 miesiące niższe składki),

Zgłoszeniem do ZUSu może zająć się księgowa, jeśli udzielimy jej stosownego pełnomocnictwa.

3. Wybór formy opodatkowania

Działalność gospodarcza może być opodatkowana na kilka sposobów:

●        zasady ogólne (skala podatkowa: 12% i 32%),

●        podatek liniowy (19%),

●        ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Wybór formy opodatkowania powinien być dostosowany do rodzaju i skali działalności.

4. Prowadzenie ewidencji i księgowości

Od teraz mamy obowiązek prowadzenia księgowości – samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego. W zależności od formy opodatkowania mogą to być:

●        KPiR (księga przychodów i rozchodów),

●        ewidencja przychodów (ryczałt),

●        pełna księgowość (dla spółek i firm z wyższymi obrotami).

Na co zwrócić uwagę zakładając działalność gospodarczą?

Składki ZUS – nowy koszt

ZUS to największa zmiana kosztowa – nawet z ulgami trzeba się przygotować na miesięczne obciążenia. Warto je wcześniej oszacować i uwzględnić w cenach usług/produktów.

Obowiązki formalne i podatkowe

Prowadzenie działalności wiąże się z comiesięcznymi lub kwartalnymi obowiązkami: składanie deklaracji, prowadzenie ewidencji, rozliczenia z urzędami.

Różne formy wsparcia

Po rejestracji firmy można skorzystać z wielu form wsparcia – warto śledzić programy dotacyjne, oferty inkubatorów przedsiębiorczości, fundusze rozwojowe.

Kiedy warto zarejestrować firmę?

Prowadzenie działalności nierejestrowanej to idealny sposób na start i przetestowanie pomysłu. Ale nie należy z niej korzystać zbyt długo, jeśli:

●        przychód rośnie,

●        mamy stałych klientów,

●        chcemy profesjonalnie działać na rynku.

Moment przejścia z działalności nierejestrowanej na firmę to krok w stronę rozwoju i stabilności. Choć wiąże się z większymi obowiązkami, daje też dostęp do nowych możliwości i szans na sukces biznesowy.

Jeśli nie wiemy, jaką formę opodatkowania wybrać lub jak prowadzić księgowość – warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub biura rachunkowego. Dzięki temu unikniemy błędów i skupimy się na rozwijaniu firmy.

Checklista – czy to już czas na rejestrację firmy?

🔲 Przychód przekracza 3499,50 zł miesięcznie
🔲 Mamy powtarzalnych klientów lub regularne zlecenia
🔲 Chcemy legalnie zatrudnić kogoś do pomocy
🔲 Potrzebujemy faktur lub chcemy współpracować z firmami
🔲 Planujemy działania reklamowe i budowanie marki
🔲 Myślimy o dotacjach lub leasingu
🔲 Chcemy działać w pełni legalnie i zgodnie z przepisami

Zaznaczenie 3 lub więcej punktów oznacza dobry moment, by zarejestrować firmę.

Przy przejściu na zarejestrowaną działalność warto skorzystać ze wsparcia eksperta, doradcy podatkowego lub sprawdzonego biura księgowego. Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) zrzesza biura rachunkowe w całej Polsce, które oferują wsparcie w zakładaniu działalności, wyborze formy opodatkowania, a także w bieżącej obsłudze księgowej i kontaktach z ZUS czy urzędem skarbowym.

Źródło: CodePr

 

Kalkulator do pobrania znajduje się pod adresem: http://www.finansovo.pl/tools/kalkulator_splaty.xlsx

Narzędzie umożliwia wygenerowanie harmonogramu spłaty rat dla metody malejącej i annuitetowej w zależności od wyboru arkusza:

Funkcjonalności kalkulatora spłaty, parametry

Narzędzie umożliwia otrzymanie kalkulacji spłaty (harmonogramu) kredytu z okresem spłaty do 30 lat (360 rat).
Na podstawie dobranych parametrów: kwoty finansowania, oprocentowania per annum (w skali roku w procentach) a także liczby rat tworzona jest kalkulacja spłaty rat kredytu:

Zapraszamy do wykorzystania narzędzia od Finansovo.pl

Wprowadzenie systemu kaucyjnego to jedno z największych wyzwań organizacyjnych i technologicznych, z jakimi zmierzy się polski handel detaliczny w najbliższych miesiącach. Nowe obowiązki dla sklepów, konieczność spełnienia wymogów prawnych i oczekiwania konsumentów, którzy po latach korzystania z intuicyjnych rozwiązań e-commerce oczekują równie sprawnej obsługi zwrotu opakowań – to tylko część skomplikowanej układanki. Na znaczeniu zyskują więc nie tylko same przepisy, ale przede wszystkim technologie, które mają zapewnić płynność tego procesu w codziennej praktyce.

Jednym z największych wyzwań operacyjnych w punktach sprzedaży będzie odpowiednie zarządzanie przepływem zwracanych opakowań. To nie tylko kwestia powierzchni, ale również obciążenia personelu, logistyki wewnętrznej i sprawności obsługi klienta. Automatyzacja punktów zbiórki pozwala znacząco ograniczyć te wyzwania, oferując rozwiązania, które integrują proces przyjęcia opakowania z systemem rozliczeń, segregacją oraz przygotowaniem do dalszego transportu. Kluczowe jest jednak, aby technologie te były dopasowane do lokalnej skali działalności – inne potrzeby ma sklep osiedlowy, a inne wielkopowierzchniowa placówka w centrum miasta.

Polska, jako rynek dopiero wchodzący w model systemowy, mierzy się z naturalnymi obawami: czy urządzenia poradzą sobie z różnorodnością opakowań, czy nie będzie problemów z identyfikacją produktów objętych systemem, czy konsumenci zaakceptują nowe zasady gry. Doświadczenia krajów takich jak Rumunia, Węgry czy Irlandia pokazują jednak, że odpowiednio dobrane i przetestowane technologie potrafią skutecznie odpowiadać na te potrzeby – nawet w warunkach dużej zmienności i złożoności rynku. Kluczowa okazuje się tu skalowalność rozwiązań oraz możliwość ich szybkiej adaptacji do zmieniających się uwarunkowań.

Z perspektywy sprzedawcy równie istotna jest niezawodność urządzeń i dostępność serwisu technicznego. Nawet najnowocześniejsze rozwiązania muszą działać stabilnie w warunkach codziennego, często intensywnego użytkowania. Istotna jest także integracja z systemami kasowymi, płynność rozliczeń i zdalna aktualizacja baz danych – wszystko po to, by minimalizować przestoje i ograniczyć konieczność angażowania dodatkowych zasobów. W odpowiednio zaprojektowanym punkcie zbiórki rola personelu ogranicza się do minimum, a sam proces zwrotu staje się intuicyjny i szybki dla konsumenta – mówi Paweł Wróblewski, Business Development Manager w Envipco, globalnym producencie automatów kaucyjnych.

Wbrew pozorom system kaucyjny nie kończy się na przyjęciu butelki czy puszki. Równie istotny jest dalszy ciąg – przygotowanie materiału do transportu, jego zgniatanie, sortowanie i pakowanie w sposób optymalny z perspektywy logistyki zwrotnej. Im lepiej przygotowane opakowania, tym łatwiejszy ich odbiór i mniejsze koszty w całym łańcuchu. Właśnie tu technologia może wnieść realną wartość, wspierając nie tylko punkt sprzedaży, ale także cały system odzysku i recyklingu.

W polskich realiach ważnym aspektem jest również elastyczność – zarówno w kontekście przestrzeni sklepowej, jak i różnic w przepustowości poszczególnych lokalizacji. Rozwiązania modułowe, które można dostosować do wielkości sklepu, oczekiwanego wolumenu zwrotów czy modelu działania (np. systemy z ręcznym odbiorem worków kontra w pełni zautomatyzowane stacje) okazują się kluczowe. Dzięki temu nawet małe sklepy są w stanie zrealizować obowiązki wynikające z ustawy, nie rezygnując przy tym z efektywnego zarządzania przestrzenią sprzedażową – podsumowuje Paweł Wróblewski.

 

Wszystko to pokazuje, że technologia w systemie kaucyjnym nie jest jedynie dodatkiem, ale fundamentem jego sprawnego działania. Z perspektywy punktów sprzedaży oznacza to konieczność wejścia w nową erę organizacji procesów, ale również szansę na wypracowanie sprawdzonych modeli działania, które z czasem mogą stać się standardem. Sukces zależy jednak nie tylko od urządzeń, ale także od gotowości do współpracy, wdrożenia klarownych procedur i dostępności lokalnego wsparcia – szczególnie w kluczowym momencie, jakim będzie start systemu.

***

Envipco jest wiodącą firmą w obszarze technologii recyklomatów (RVM), o ponad 40-letnim doświadczeniu w dostarczaniu systemów dla przedsiębiorstw różnej wielkości – od małych po duże – z indywidualnymi rozwiązaniami w zakresie recyklingu. Firma stawia na przyspieszenie recyklingu, aby realnie wspierać klientów w osiąganiu zrównoważonego rozwoju i w promowaniu gospodarki o obiegu zamkniętym. Działa globalnie, współpracując z detalistami, gminami i przemysłem produkcji napojów.

W ofercie Envipco znajdują się zarówno kompaktowe urządzenia przeznaczone dla sklepów o ograniczonej powierzchni, jak i zaawansowane technologicznie automaty z funkcją zgniatania i sortowania, które sprawdzają się w punktach o dużym natężeniu ruchu. Wszystkie maszyny charakteryzują się intuicyjną obsługą, wysoką niezawodnością i możliwością zdalnego zarządzania, co znacząco ułatwia codzienną eksploatację oraz obsługę serwisową.

Dzięki obecności na wielu rynkach – od Stanów Zjednoczonych, przez Europę Zachodnią i Środkowo-Wschodnią, po Azję – Envipco zdobyło doświadczenie w projektowaniu rozwiązań dostosowanych do różnych modeli legislacyjnych i potrzeb konsumenckich. Firma angażuje się w strategiczne partnerstwa i długofalowe relacje z interesariuszami, co pozwala skutecznie wspierać wdrażanie i rozwój systemów kaucyjnych w sposób trwały i zrównoważony.

Więcej informacji:

www.envipco.com/pl

Obowiązkowy KSeF miał ruszyć 1 lipca 2024 r, jednak tak się nie stało. Termin przesunięto, a system ma zostać wdrożony w nowej formule. To dobra wiadomość dla wszystkich firm i biur rachunkowych, ponieważ oznacza drugą szansę — ale to też ostatni dzwonek, by przygotować się do zmian świadomie i bez chaosu.

Według szacunków Ministerstwa Finansów, obowiązek e-fakturowania obejmie ponad 2 miliony firm w Polsce. W szczycie działania system KSeF może obsługiwać nawet kilkanaście milionów faktur dziennie. To jedno z największych wdrożeń technologicznych w sektorze publicznym ostatnich lat.

KSeF 2.0, czyli nowe podejście do problemu

Ministerstwo Finansów ogłosiło, że planuje wdrożenie nowej wersji Krajowego Systemu e-Faktur w bardziej przemyślanym i praktycznym kształcie. Choć podstawowe założenia pozostały bez zmian — centralne wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych — to wiele elementów technicznych i organizacyjnych zostało przebudowanych.

Najważniejsze zmiany:

●     Nowy termin wejścia w życie obowiązku KSeF: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.

●     Uproszczenie formatów i struktur danych — by ułatwić przygotowanie systemów finansowo-księgowych i integracji po stronie firm.

●     Tryb awaryjny i możliwość wystawiania faktur offline, które będą mogły być dostarczone do KSeF po przywróceniu działania systemu.

●     Nowe API i mechanizmy autoryzacji, które mają zwiększyć bezpieczeństwo i stabilność systemu.

●     Możliwość pobierania dokumentów w różnych formatach, w tym PDF, co ma ułatwić pracę podmiotom nieposiadającym rozbudowanych systemów IT

KSeF 2.0 ma nie tylko być sprawniejszy, ale przede wszystkim bardziej przewidywalny i odporny na ryzyka masowego wdrożenia. To pokazuje, że głosy z rynku zostały usłyszane.

Co KSeF oznacza dla biur rachunkowych?

Dla biur rachunkowych nowa wersja KSeF to nie tylko zmiana technologii, ale też  sposobu pracy z klientem i dokumentacją. Od momentu wejścia systemu w życie, faktury trafią bezpośrednio do KSeF, a nie do biura.

To oznacza:

●     konieczność przyjęcia nowego modelu komunikacji z klientami,

●     aktualizację procesów księgowania i obiegu dokumentów,

●     wyzwania w zakresie nadzoru nad kompletnością i terminowością danych,

●     potrzebę integracji z systemami księgowymi i bankowymi,

●     konieczność edukacji zarówno zespołu, jak i klientów.

Wiele małych biur rachunkowych obsługujących mikrofirmy wciąż nie posiada zintegrowanych systemów IT. Dla nich przejście na KSeF bez dodatkowego wsparcia może oznaczać konieczność ręcznego monitorowania setek faktur miesięcznie – co jest nie tylko czasochłonne, ale i ryzykowne.

Biura rachunkowe stają się zatem nie tylko rozliczającym, ale także partnerem technologicznym i przewodnikiem po KSeF. Bez odpowiednich narzędzi i wsparcia, ta rola może okazać się zbyt trudna.

Przedsiębiorcy również muszą przestawić się na nowy model działania. Oprócz dostosowania systemów, dochodzi też kwestia uprawnień, tokenów, monitorowania faktur w czasie rzeczywistym i zrozumienia, że tradycyjna faktura papierowa lub PDF staje się dokumentem niewystarczającym. Dla wielu to zupełnie nowe środowisko pracy, w którym nie ma miejsca na pomyłki i opóźnienia.

Czas na wdrożenie to nie czas na zwłokę

Mimo odroczenia terminu, specjaliści alarmują: nie warto zwlekać. KSeF to nie funkcja "do włączenia", tylko proces, który wymaga czasu, przetestowania, dostosowania i zaangażowania.

Wdrożenie KSeF nie jest problemem technologicznym, tylko organizacyjnym. Dla wielu firm najtrudniejsze jest nie „jak”, tylko „kiedy” i „z czym” zacząć. – mówi Anna Wala, Kierownik Działu Wdrożeń w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).

Zamiast traktować termin 2026 jako odległą przyszłość, warto uznać go jako bodziec do podjęcia działania już teraz. Firmy, które zaczęły przygotowania wcześniej, zyskają przewagę: przetestowane narzędzia, przeszkolony zespół, mniej stresu i większe zaufanie klientów.

Webinar „Bądź gotowy na KseF”

W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na praktyczną wiedzę, OSCBR organizuje bezpłatny webinar "Bądź gotowy na KSeF", który odbędzie się 30 lipca o godz. 9:30.

To spotkanie dla wtych, którzy chcą:

●     dowiedzieć się, jak wygląda aktualna wersja KSeF i co się w niej zmieniło,

●     zobaczyć na żywo, jak działa system mOrganizer finansów zintegrowany z KSeF,

●     poznać narzędzia, które pozwalają wdrożyć KSeF,

●     otrzymać konkretne wskazówki od eksperta, która na co dzień pracuje z biurami rachunkowymi przy wdrożeniach.

Spotkanie poprowadzi Ewa Gałka — specjalistka ds. wdrożeń systemu mOrganizer finansów i ekspertka w zakresie współpracy z biurami rachunkowymi w kontekście KSeF.

Co można zrobić już dziś?

●     Zweryfikuj, czy Twoje biuro ma dostęp do środowiska testowego KSeF,

●     Sprawdź, czy Twoi klienci wiedzą, co ich czeka,

●     Wybierz narzędzie, które ułatwi integrację i zautomatyzuje wymianę faktur,

●     Dołącz do webinaru i poznaj sprawdzone scenariusze wdrożeniowe.

KSeF to nie opcja, tylko zmiana, na którą można się przygotować z wyprzedzeniem, zamiast czekać, aż okaże się zaskoczeniem. .

Zapraszamy do udziału w webinarze:

👉 Zapisz się na webinar

Liczba miejsc jest ograniczona.

Źródło: CorePR.pl