Komentarz ekspertki:

Zuzanny Kwiatkowskiej, eksperta księgowo-podatkowego fillup k24

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację.

Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych  oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

KSeF nie tylko zmienia sposób wystawiania dokumentów, ale wymaga głębokiej reorganizacji procesów wewnętrznych. To zmiana, która wpływa na zakres obowiązków i odpowiedzialność księgowych wymuszając dostosowanie struktur organizacyjnych i procedur. Faktura musi być poprawnie przygotowana pod kątem danych formalnych i struktury XML, co wymusza współpracę między działami oraz wprowadzenie kontroli jakości danych. Wśród księgowych planujących istotne zmiany w organizacji, aż 50,9% wskazuje na konieczność reorganizacji procesów i zadań w obecnym zespole*.

Cyfryzacja sprawia, że KSeF automatycznie przechowuje faktury przez okres 10 lat, nadaje im unikalne numery i umożliwia ich szybkie wyszukiwanie, eliminując część pracy manualnej, jak archiwizacja papierowych dokumentów czy ręczne przepisywanie danych. Nie oznacza to jednak, że księgowy przestanie być potrzebny. Wręcz przeciwnie, jego rola przekształca się z wykonawczej w analityczno-nadzorczą. Wymagane będą nowe kompetencje, takie jak:

●     nadzorowanie poprawności danych,

●     reagowanie na błędy walidacji,

●     współpracowanie z zespołem IT i dostawcami oprogramowania,

●     kontrolowanie  procesów podatkowych i rachunkowych.

Ponadto księgowy musi wiedzieć, jak interpretować przepisy w kontekście nowego sposobu fakturowania.
 

Jedną z niewątpliwych zalet KSeF jest automatyzacja przepływu danych. Faktury są przekazywane w formacie ustrukturyzowanym, co oznacza, że systemy księgowe mogą je automatycznie odczytywać i importować bez potrzeby ręcznego przepisywania treści. W praktyce oznacza to, że system może poprawnie rozpoznać, kto wystawił fakturę, na jaką kwotę i z jakim podatkiem VAT, ale interpretacja i klasyfikacja tych danych pozostają odpowiedzialnością księgowego. To on decyduje, jak dany wydatek zostanie ujęty w ewidencji księgowej – czy będzie to koszt uzyskania przychodu, zakup środka trwałego czy może wydatek niepodlegający ujęciu w kosztach czy odliczeniu VAT. To księgowy również rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego z danej transakcji, a co za tym idzie – jest odpowiedzialny za wykazanie faktur w odpowiednich okresach księgowych w ewidencjach. Zmiana wymaga przygotowania – i to nie tylko technicznego. Dla biur rachunkowych KSeF oznacza konieczność inwestycji w kompetencje i opracowanie nowych procedur. Z danych raportu raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”, wynika, że aż 56,6% księgowych planujących zmiany stawia w pierwszej kolejności na udział w szkoleniach związanych z KSeF.

KSeF z pewnością uprości wiele aspektów fakturowania i księgowości, jednak nie można mówić o „zmniejszeniu pracy” księgowych w klasycznym rozumieniu. Zmienia się charakter tej pracy: z manualnego wprowadzania dokumentów na więcej odpowiedzialności, nadzoru i analityki.

* Raport fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”

Luanda, Angola

LION COMERCIO GERAL, dynamicznie rozwijająca się firma specjalizująca się w produkcji odzieży roboczej, ogłasza otwarcie nowej hali produkcyjnej w Luandzie. Inwestycja ta nie tylko zwiększy potencjał produkcyjny firmy, ale także stworzy 220 nowych miejsc pracy, wspierając rozwój lokalnej gospodarki.

„To wyjątkowy moment dla naszej firmy i dla mnie osobiście. Czuję ogromną dumę i satysfakcję, ale także pokorę wobec wyzwań, które przed nami stoją” – mówi Łukasz W. Jaroszek (www.jaroszek.com), właściciel LION COMERCIO GERAL. „Świadomość, że prawdopodobnie jestem jedynym Polakiem w Afryce Subsaharyjskiej, który jest właścicielem fabryki odzieży i obuwia, jest dla mnie ogromnym zaszczytem i zobowiązaniem, by działać z pasją i odpowiedzialnością”.

Rozwój i innowacje w sercu działalności
Nowa hala produkcyjna to kolejny krok w realizacji strategii rozwoju firmy. Dzięki tej inwestycji LION COMERCIO GERAL planuje wprowadzać innowacje, rozwijać ofertę produktów oraz podnosić standardy obsługi klientów. Firma, która od lat działa na rynku angolskim, zamierza również rozszerzyć swoją działalność o produkcję obuwia roboczego. Pomysł ten zrodził się z doświadczeń Łukasza W. Jaroszka jako właściciela i prezesa zarządu polskiej spółki Lukmor Sp. z o.o. producenta obuwia roboczego i taktycznego w Górze Kalwarii.

„Produkcja obuwia roboczego to naturalne rozszerzenie naszej działalności. Widzę ogromny potencjał na rynku angolskim i chcę zaoferować naszym klientom kompleksowe rozwiązania – od odzieży po obuwie robocze” – dodaje Jaroszek.

Zaangażowanie w rozwój lokalnej społeczności
LION COMERCIO GERAL od początku swojej działalności w Angoli stawia na współpracę z lokalnymi dostawcami i wspieranie rozwoju społeczności. Nowa hala produkcyjna to nie tylko większe możliwości dla firmy, ale także impuls dla lokalnej gospodarki. „Angola to kraj, który stał się moim domem. Mam tutaj wspaniałą rodzinę i czuję się zobowiązany, aby wspierać jego rozwój” – podkreśla Jaroszek, który od 15 lat mieszka w Angoli i jest mężem Gracikelly (www.gracikelly.com), swojej wspólniczki w biznesie.

Plany na przyszłość
LION COMERCIO GERAL nie zamierza spoczywać na laurach. Firma planuje dalsze inwestycje, rozwój oferty oraz ekspansję na rynki międzynarodowe. „Chcemy być liderem w naszej branży, nie tylko w Angoli, ale także na rynkach międzynarodowych. Wierzę, że ciężka praca, pasja i zaangażowanie mogą prowadzić do wielkich rzeczy” – podsumowuje Jaroszek.

O firmie LION COMERCIO GERAL
LION COMERCIO GERAL to firma specjalizująca się w produkcji odzieży roboczej, działająca na rynku angolskim od 2018 roku. Dzięki zaangażowaniu w innowacje i rozwój lokalnej społeczności, firma zdobyła zaufanie klientów i partnerów biznesowych, stając się jednym z liderów w swojej branży.

Link do zdjęć z otwarcia Fabryki: https://drive.google.com/drive

Lion Comercio Geral Lda.: www.lionuniformes.com
Lukmor Sp. z o.o.: www.lukmor.pl

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Jednak żeby księgowy mógł Ci naprawdę pomóc, potrzebuje od Ciebie kompletu informacji i dokumentów. Właśnie dlatego przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże Ci się dobrze przygotować do rozliczeń – krok po kroku, bez stresu i bez zbędnych niedomówień.

Dzięki temu artykułowi dowiesz się, jakie dane warto mieć pod ręką, co powinno znaleźć się w Twojej dokumentacji i na co szczególnie zwrócić uwagę, by Twoje rozliczenia przebiegały sprawnie, zgodnie z przepisami i – co najważniejsze – bez zbędnych problemów.

Checklist: co przygotować dla księgowego?

Współpraca z księgowym to jeden z fundamentów dobrze prosperującej działalności twórczej. Choć kwestie podatkowe mogą wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie dokumentów pozwala znacznie uprościć proces rozliczeń, zminimalizować stres i uniknąć potencjalnych problemów z urzędami.

Poniżej znajdziesz praktyczną checklistę, która pomoże Ci jako influencerowi przygotować niezbędne materiały do współpracy z biurem rachunkowym.

Dane formalne klienta

●     Forma działalności (JDG, działalność nierejestrowana, osoba fizyczna)
Ustal, w jakiej formie prowadzisz działalność. Od tego zależą obowiązki wobec ZUS, sposób wystawiania faktur i możliwości rozliczania kosztów.

●     Forma opodatkowania (ryczałt, zasady ogólne, podatek liniowy)
Księgowy musi wiedzieć, według jakiej formy rozliczasz podatki. Każda z nich rządzi się innymi zasadami w zakresie kosztów i obowiązków dokumentacyjnych.

●     Status VAT (podatnik VAT czynny/zwolniony)
Informacja o statusie VAT determinuje sposób fakturowania oraz obowiązki związane z rejestracją i składaniem deklaracji.

●     Umowy z agencjami, markami, platformami
Przekazanie kopii podpisanych umów (np. z agencją influencer marketingową lub marką) pozwoli księgowemu lepiej zrozumieć źródła dochodów i formy współpracy.

Źródła przychodów

●     Faktury sprzedażowe od marek/agencji
Udostępnij wystawione faktury dokumentujące sprzedaż usług – to podstawa przychodów i obowiązkowa pozycja w ewidencji.

●     Wpłaty z platform (YouTube, Instagram, TikTok, Twitch, Patreon itp.)
Raporty z tych platform (np. Google AdSense, TikTok Creator Fund) pomagają określić wartość przychodów – często w walutach obcych.

●     Przychody z afiliacji (raporty od sieci partnerskich)
Programy partnerskie (np. Ceneo, Allegro, Amazon) przekazują raporty z linków afiliacyjnych – warto je archiwizować i przekazywać do biura.

●     Raporty dot. napiwków / „donations” z platform streamingowych
Donejty nie zawsze są udokumentowane fakturą – historia transakcji z platform (np. Buy Me a Coffee, Streamlabs) będzie tu niezbędna.

●     Umowy barterowe i wartość świadczeń niepieniężnych
W przypadku barterów potrzebne są umowy lub ustalenia określające wartość otrzymanego świadczenia – to również przychód do rozliczenia.

Koszty uzyskania przychodu

●     Faktury za sprzęt (aparat, telefon, komputer)
To podstawowe narzędzia pracy twórcy. Pamiętaj, by faktury zawierały  dane firmowe i były przechowywane w oryginale.

●     Faktury za oprogramowanie (np. do montażu, planowania postów)
Licencje na programy typu Canva Pro, Adobe Premiere czy systemy do planowania contentu także mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

●     Koszty reklamy i promocji (kampanie płatne)
Google Ads, Facebook Ads, płatne współprace promujące treści – ich koszty również można rozliczyć, jeśli są właściwie udokumentowane.

●     Koszty podróży, noclegów, diet
Jeśli działalność twórcza wymaga wyjazdów,  należy pamiętać o dokumentowaniu wszystkich kosztów – bilety, faktury za hotel, rachunki za wyżywienie.

●     Wydatki na stylizacje, rekwizyty itp. (z uzasadnieniem biznesowym)
Niektóre wydatki „wizerunkowe” mogą być rozliczone jako koszt – pod warunkiem, że są związane z działalnością, a nie użyciem prywatnym.

Ewidencja barterów i przesyłek PR-owych

●     Wartość rynkowa otrzymanych produktów
W przypadku braku faktury, wartość trzeba oszacować według ceny rynkowej – to pozwala księgowemu ująć przychód w ewidencji.

●     Potwierdzenie odbioru/wydania (np. protokół)
Choć rzadko stosowane w praktyce, dokumenty potwierdzające odbiór paczek PR mogą pomóc w spornych sytuacjach z urzędem skarbowym.

●     Informacja, czy przesyłka miała charakter reklamowy czy prywatny
Kluczowa kwestia – jeśli paczka miała związek z publikacją treści, może generować obowiązek podatkowy. Gdy to prezent prywatny – już niekoniecznie.

Dodatkowe informacje

●     Konto walutowe i rozliczenia w walutach obcych
Jeśli przelewy wykonywane są w EUR, USD czy GBP, potrzebna będzie informacja o dacie wpływu i kursie przeliczeniowym.

●     Potwierdzenia przelewów z platform społecznościowych
W przypadku braku faktur – dowody przelewów z platform pomogą udokumentować przychody.

●     Harmonogram kampanii marketingowych (przychody w czasie)
Gdy kampania trwa kilka tygodni lub miesięcy, warto pokazać, kiedy faktycznie otrzymano środki – pozwala to właściwie przypisać przychody do okresu.

●     Rozliczenia roczne i planowane koszty inwestycyjne
Plany zakupów, zmiany formy opodatkowania czy przyszłe inwestycje warto omówić z księgowym wcześniej – pomoże to zoptymalizować podatki.

●     Regulaminy współpracy z platformami (np. prowizje, raporty)
Dokumentacja dotycząca zasad działania np. Patreona czy YouTube Premium pozwala zrozumieć, skąd biorą się różnice między raportowanymi kwotami a wpływami.

Dobrze przygotowana dokumentacja to nie tylko szybsze rozliczenia i mniej stresu. To także większa pewność, że Twoja działalność twórcza prowadzona jest zgodnie z przepisami. Pamiętaj – współpraca z księgowym to nie tylko formalność, ale realne wsparcie w rozwoju Twojego biznesu online.

Im lepiej przygotujesz się do rozliczeń, tym więcej zyskujesz: czasu, spokoju i potencjalnych oszczędności podatkowych.

autorzy:

1.    Anna Sapieja, Biuro rachunkowe Finansowy Support

2.    OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych