27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy, która oficjalnie wprowadza obowiązek korzystania z KSeF. Nowe terminy wdrożenia są już częścią prawa, kolejne przesunięcie NIE nastąpi. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą działać szybko i sprawnie, aby przygotować się do obowiązku KSeF, uniknąć chaosu, kar i przerw w działalności.
Przygotowania do KSeF – wsparcie Ministerstwa Finansów i OSCBR dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur to jedno z największych wdrożeń technologicznych w sektorze publicznym ostatnich lat. Dla firm i biur rachunkowych oznacza to drugą – i ostatnią – szansę na świadome i uporządkowane przygotowanie się do zmian. Według szacunków Ministerstwa Finansów obowiązek e-fakturowania obejmie ponad dwa miliony firm w Polsce, a w szczycie działania system będzie obsługiwać kilkanaście milionów faktur dziennie.
Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), zrzeszająca kilka tysięcy biur i obsługująca dziesiątki tysięcy przedsiębiorców, prowadzi szeroko zakrojone działania edukacyjne w porozumieniu z Ministerstwem Finansów. To kontynuacja programu “Bądź Gotowy na KSeF”, który otrzymał patronat MF.
Nowe terminy i zmiany techniczne
Obowiązek KSeF jest już wpisany do ustawy – Prezydent podpisał ją 27 sierpnia 2025 r. Nowelizacja potwierdza nowe daty wejścia w życie systemu:
● 1 lutego 2026 – dla dużych przedsiębiorstw,
● 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników VAT,
● 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych podmiotów zwolnionych z VAT.
Tak jak wcześniej Ministerstwo Finansów zapowiedziało, KSeF 2.0 zostanie wdrożony w bardziej przemyślanym kształcie. Podstawowe założenia pozostają niezmienne – centralne wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych – jednak wiele elementów technicznych i organizacyjnych zostanie przebudowanych. System oferuje uproszczone formaty i struktury danych, tryb awaryjny z możliwością wystawiania faktur offline, nowe mechanizmy autoryzacji i API zwiększające bezpieczeństwo oraz możliwość pobierania dokumentów w różnych formatach, w tym PDF.
KSeF przyniesie zmianę w sposobie wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Integracja z systemem przyspieszy obieg dokumentów, usprawni komunikację z administracją oraz pozwoli na bezpłatne przechowywanie dokumentów. Dzięki tej zmianie korzystanie z dotychczasowych form fakturowania, takich jak PDF czy papier, będzie wydawać się niepraktyczne. – ocenia Krzysztof Rogowski, dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów.
Biura rachunkowe jako partnerzy technologiczni
Nowa wersja KSeF zmienia sposób pracy biur rachunkowych. Faktury trafiają bezpośrednio do systemu, co wymaga aktualizacji procesów księgowania i obiegu dokumentów, nowego modelu komunikacji z klientami, nadzoru nad kompletnością i terminowością danych oraz integracji z systemami księgowymi i bankowymi. Dla wielu małych biur obsługujących mikrofirmy przejście na KSeF bez wsparcia technologicznego może oznaczać ręczne monitorowanie setek faktur, co będzie czasochłonne i ryzykowne. Biura stają się więc nie tylko rozliczającymi, ale także partnerami technologicznymi i przewodnikami po nowym systemie.
Dla biur rachunkowych KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim złożony proces organizacyjny, który wymaga przygotowania zespołu i klientów. Dlatego zachęcamy do startu działań już teraz – wcześniejsze przygotowanie pozwala uniknąć chaosu i stresu przy wdrożeniu systemu – mówi Natalia Abramczyk Dyrektor Obsługi Sieci OSCBR.
OSTATECZNE ODLICZANIE: ZACZNIJ PRZYGOTOWANIA PRZED 1 PAŹDZIERNIKA 2025
Dlaczego ten termin? Bo po nim zostaną już tylko 4 miesiące dla największych firm. Kto nie zacznie przygotowań do 1 października, ryzykuje spóźnienie się z wdrożeniem, karami, błędami systemowymi i frustracją klientów.
OSCBR opracowało sprawdzony proces wdrożeniowy – wystarczy go uruchomić. Od gotowych materiałów edukacyjnych po konsultacje i testy systemowe – wszystko jest przygotowane, byś mógł przejść ten proces sprawnie i bez zbędnych nerwów.
Dotychczasowe działania OSCBR
OSCBR od momentu publikacji pierwszy założeń projektu KSeF prowadzi działania edukacyjne wspierające biura rachunkowe i przedsiębiorców w przygotowaniach. Na stronie programu “Bądź Gotowy na KSeF” (https://lp.oscbr.pl/ksef) dostępne są wszystkie podstawowe informacje. Tylko w tym roku zorganizowane zostały konferencja online z udziałem Krzysztofa Rogowskiego z Ministerstwa Finansów oraz webinary praktyczne dla biur rachunkowych i przedsiębiorców, w których wzięło udział ponad 800 uczestników. Tematyka obejmowała zmiany w KSeF, pokaz działania systemu mOrganizer finansów w praktyce (https://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/morganizer-finansow/), wdrożenie KSeF u klientów oraz łączenie kont firmowych z systemem. Kolejne spotkania online dla biur rachunkowych i klientów są już zaplanowane.
We wsparciu merytorycznym kluczową rolę odgrywają eksperci OSCBR:
● Luiza Pieprzyk, specjalistka w zakresie VAT z ponad 15-letnim doświadczeniem w administracji i Ministerstwie Finansów, prowadzi wysoko oceniane szkolenia dla doradców i księgowych.
● Samir Kayyali, doradca podatkowy i pionier szkoleń online, wspiera przedsiębiorców w obszarze VAT, KSeF i podatków dochodowych.
● Kajetan Kubicz, adwokat i ekspert VAT, partner w kancelarii LTCA, pomaga przedsiębiorcom w praktycznym stosowaniu przepisów VAT i JPK. Dzięki ich wiedzy i doświadczeniu biura rachunkowe mogą skutecznie przygotować się do wdrożenia systemu i pełnić rolę partnerów technologicznych dla swoich klientów.
Dzięki ich wiedzy i doświadczeniu biura rachunkowe mogą skutecznie przygotować się do wdrożenia systemu i pełnić rolę partnerów technologicznych dla swoich klientów, którzy również otrzymają bezpłatne wsparcie merytoryczne i technologiczne.
Współpraca z Ministerstwem Finansów
Ministerstwo Finansów planuje współpracę z lokalnymi urzędami skarbowymi, a OSCBR będzie współpracować ze specjalistami oddelegowanymi do tych urzędów. Dzięki temu możliwe będzie organizowanie lokalnych spotkań dla przedsiębiorców z udziałem przedstawicieli MF, co pozwoli jeszcze skuteczniej przygotować firmy do nadchodzących zmian.
I Konferencja Księgowa online
26 czerwca 2025 roku OSCBR zorganizowało również I Konferencję Księgową online pod hasłem „Bezpieczeństwo, odpowiedzialność i rozwój biura”. Jej program objął przegląd najważniejszych zmian podatkowych, praktyczne narzędzia do rozwoju osobistego i biznesowego, social media w branży księgowej, a także nowoczesne strategie ochrony danych i budowania zaufania klientów. Podczas panelu “KseF Q&A” uczestnicy mogli zadawać pytania Krzysztofowi Rogowskiemu, a sesję poprowadził Łukasz Krasowski - doradca podatkowy kancelarii LTCA. Konferencja umożliwiła udział zainteresowanym z całej Polski, a zarejestrowani otrzymali dostęp do nagrań i materiałów.
Przygotowanie dziś, spokój jutro
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie pracy biur rachunkowych i firm. Dzięki zaangażowaniu OSCBR, wsparciu ekspertów oraz współpracy z Ministerstwem Finansów, przedsiębiorcy i księgowi mogą przygotować się do zmian w sposób świadomy i uporządkowany.
Jak podkreśla Natalia Abramczyk, ekspertka OSCBR i kierownik projektu KSeF: Warto rozpocząć przygotowania już teraz. Systematyczne podejście do wdrożenia KSeF pozwala lepiej zrozumieć jego działanie, zminimalizować ryzyko błędów i sprawnie wdrożyć nowe procesy w biurze i u klientów. Jako sieć zrzeszająca ponad 3000 lokalnych biur rachunkowych czujemy się w obowiązku umożliwić im uporządkowane i proste wdrożenie zmiany technologicznej - zarówno w biurach jak i u klientów, co często stanowi największe wyzwanie - wciąż wielu przedsiębiorców w Polsce wystawia bowiem faktury papierowe, z których wkrótce będą musieli całkowicie zrezygnować. Zależy nam na tym, aby klienci biur rachunkowych nauczyli się obsługi KSeF i nie obciążali tym obowiązkiem swoich księgowych.
OSCBR kontynuuje działania edukacyjne, organizując webinary, konferencje oraz lokalne spotkania z przedstawicielami Ministerstwa, aby wspierać biura rachunkowe i przedsiębiorców na każdym etapie wdrożenia KSeF 2.0. Już dziś warto sprawdzić dostępne materiały, zaplanować szkolenia zespołu i rozpocząć testy systemu – w ten sposób zmiana będzie płynna, a nowe technologie od razu ułatwią codzienną pracę.
Najbliższe terminy bezpłatnych szkoleń, organizowanych przez OSCBR to:
3 września 2025 r - dla przedsiębiorców - link do bezpłatnej rejestracji
10 września 2025 r - dla biur rachunkowych - link do bezpłatnej rejestracji
Szkolenia obejmują merytoryczne i praktyczne aspekty funkcjonowania KSeF oraz prezentują bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF, zintegrowane z systemem Ministerstwa, gwarantujące odpowiednie przygotowanie do nowego obowiązku.
O OSCBR
Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) to największa w Polsce inicjatywa zrzeszająca biura rachunkowe, która łączy nowoczesną technologię, wiedzę ekspertów i praktyczne wsparcie dla biur i przedsiębiorców. Sieć skupia kilka tysięcy lokalnych biur w całym kraju i obsługuje kilkaset tysięcy firm. Jej celem jest profesjonalizacja rynku księgowego, rozwój usług biur rachunkowych oraz dostarczanie przedsiębiorcom narzędzi do bezpiecznego i skutecznego prowadzenia biznesu.
